Comment organiser mon événement au Campus ?
L’objectif de cet article est de vous guider dans les différentes étapes à suivre pour organiser un événement au Campus de Louveciennes, et être sûr de ne rien oublier !
1- Définissez l’objectif de votre événement
Elément majeur ! C’est effectivement l’objectif de votre événement, ce pourquoi vous souhaitez rassembler vos collaborateurs, qui déterminera vos besoins d’espaces et prestations le jour de l’événement. Posez-vous les bonnes questions :
- quel message transmettre ?
- quel état d’esprit véhiculer ?
- quel programme ?
2- Définissez votre budget prévisionnel
Vous connaissez vos besoins, déterminez maintenant le budget permettant d’y répondre.
Ne laissez rien de côté : type de salle, décoration et aménagement particulier, restauration, logistique, communication… Prévoyez toujours une petite enveloppe de secours en cas d’imprévus.
3- Définissez la date de votre événement
Prenez de l’avance ! Les espaces souhaités ne sont pas toujours disponibles à la date que l’on désire. Prévoyez au minimum deux dates pour votre événement.
4- Contactez l’équipe commerciale
reservation.campuslouveciennes@bnpparibas.com
01 30 78 12 93
Echangez avec l’un de nos commerciaux sur l’objectif de votre événement, vos besoins,
votre budget et envoyez votre cahier des charges détaillé par mail.
Le commercial vérifiera les disponibilités des espaces aux dates souhaitées.
Si les dates conviennent, une option est posée; sinon, d’autres dates vous seront proposées.
5- Organisez votre événement étape par étape jusqu’au jour J
A ce stade, vous avez une idée précise du programme de votre événement. Vous êtes assurés d’avoir un espace, il est maintenant temps de passer aux étapes suivantes, avec l’aide de
votre personal planner, qui vous accompagnera tout au long de l’événement.
La gestion des participants
Vous êtes autonome dans l’envoi des invitations. Nous vous conseillons de transmettre l’invitation trois semaines, voire un mois avant la date de l’événement afin de laisser le temps à vos convives de s’organiser.
A J-21, votre personal planner vous enverra un fichier rooming (liste des participants, des besoins en hébergement et en restauration) que vous devez soigneusement remplir.
De J-10 à J-1, vous envoyez une première version de votre rooming ainsi que les versions révisées.
Le choix des prestations restauration
Différentes prestations sont possibles pour vos repas : buffet classique, buffet réception, menu réception servi à l’assiette, cocktail, afterworks… Avec les conseils de votre commercial et par le biais d’un site internet dédié, vous serez en mesure de choisir la prestation la plus adaptée à votre événement.
L’aménagement des salles et le choix des équipements
Il se peut que vous ayez besoin d’un aménagement particulier. Afin que tout soit prêt à votre arrivée, il est important de le communiquer à votre commercial 15 jours avant l’événement.
Faites le point avec votre personal planner sur vos besoins en matériels informatique, audiovisuel…
Le choix des prestataires (animations, hôtesses événementielles, traducteurs,…)
En fonction du type d’événement que vous organisez, vous aurez peut-être besoin de faire appel à des prestataires (pour vos team buildings par exemple). Le choix des prestataires est important dans la réussite de votre manifestation. Il est donc nécessaire de prendre le temps de bien choisir et d’échanger avec eux sur les prestations proposées.
En plus des conseils de votre personal planner, un site internet dédié aux prestataires intervenants régulièrement sur le Campus vous sera communiqué pour vous aider dans votre choix.
Vos besoins en documentation : badges, affiches, programmes, …
Les services infographie et reprographie du Campus sont à votre disposition pour vous accompagner dans la création et la réalisation de vos supports de communication.
6- Soyez prêt le jour J !
La veille ou le matin même, faites du repérage ! Prenez possession des espaces que vous avez réservé et familiarisez-vous avec le matériel mis à votre disposition. En cas de problème, vous pouvez à tout moment contacter votre personal planner ou l’équipe informatique/audiovisuel du Campus, à votre disposition tout au long de votre événement.
7-Faites le bilan de votre événement
Votre événement est terminé et vous avez réussi à relever le challenge ! Prenez le temps de vous poser et de faire le bilan. Reposez-vous les questions du début ?
- Mon objectif a t-il été atteint ?
- Ai-je réussi à véhiculer le message que je voulais ?
- Mes participants sont-ils satisfaits ?
- Les prestataires ont-ils été à la hauteur de mes attentes ?
N’hésitez pas à faire un retour de votre événement auprès de votre personnal planner. Une enquête de satisfaction vous sera envoyée quelques jours après l’événement, accompagnée d’une seconde enquête concernant la prestation animation que vous avez réalisée sur le Campus, le cas échéant.
A vous de jouer ! Vous avez maintenant toutes les clés en mains pour organiser votre événement professionnel au Campus BNP Paribas Louveciennes !
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